Hållbar effektivitet och minskad stress

Hur ska jag hitta tid för att hinna med allt? En fråga som många ställer sig. Men tänk om det faktiskt inte handlar om att hitta tid. Läs mer vad Maria Breitholtz Söderström skriver, hon har guidat hundratals personer att strukturera och planera sin tillvaro och skapa verktyg för att ta sig tid. Maria arbetar som konsult från sitt eget bolag TimeFinder, som specialiserar sig på hälsosam produktivitet.

Hur ser din kalender ut

Många som jag träffar under TimeFinders utbildningar eller individuella samtal har fullbokade kalendrar, inkorgar som svämmar över och en känsla av att aldrig hitta tid. Men frågan är om vi någonsin kommer att hitta tid eller om det faktiskt gäller att ta sig tid?

Är din kalender öppen för att bli inbokad på en massa möten och saker som andra vill att du ska göra? Eller har du tagit kommandot och sett till att även boka in det du faktiskt behöver, vill och ska göra?

Fundera på ifall det skulle göra skillnad för dig om du satte dig ner och planerade, inte bara dagen och veckan, utan lite mer långsiktigt. Att du tog höjd i kalendern för uppgifter som du med största sannolikhet kommer att behöva ha tid till och annat som du verkligen VILL hinna med att göra.

Att sätta sig ner och planera, hur stelt och tråkigt det än kan låta, brukar kunna minska känslan av stress hos många. Det som händer är att “det är mycket nu” konkretiseras och du kanske upptäcker att det är väldigt mycket just nu, men lite lugnare om några veckor och att du då faktiskt kan styra om uppgifter med lite framförhållning.

Vid hemarbete är det än viktigare att planera

Det här med planering anser jag faktiskt är ännu viktigare i dessa tider när många av oss jobbar hemifrån. Vissa av oss behöver det för att begränsa arbetsdagen och kunna gå från jobbet med gott samvete, när det inplanerade blivit gjort,  även om det inte innebär någon fysisk förflyttning. För andra kan det behövas för att sätta en struktur på dagarna.  Annars flyter dagarna lätt iväg med sovmornar, lite hushållsfix och kanske en och annan Netflixserie fast man EGENTLIGEN hade tänkt att hinna med både jobbuppgifter och att  t ex komma ut och röra på sig.

Pauser

Något som kan verka vara överdrivet, men som jag verkligen skulle rekommendera att du gör, det är att lägga in tid för pauser, både korta och lite längre, i kalendern. Det är så lätt att glömma eller prioritera bort om de inte står där svart på vitt. Tänk vilken skillnad det kan göra för ditt välmående och även din effektivitet ifall du, förutom de korta pauserna varje timme, även t ex tar en lite längre promenad mitt på dagen när chansen är störst för dagsljus. Ta helst promenaden som en paus och släpp jobbet en stund för att vila hjärnan, men det går ju också att t ex ha ett promenadmöte. Viktigt, om du gör det senare, är dock att komma ihåg att då även planera in andra pauser där du verkligen låter hjärnan vila en stund. Själv gör jag både och, vissa pauser blir t ex meditativa promenader där jag bara är i nuet medan andra är för problemlösning eller jobbmöten. I bägge fall får jag glädje av rörelsen, luften och oftast även dagsljuset.

1-2 timmar catch-up per vecka

Tillbaka till planeringen är det ett tips att boka in återkommande tider i kalendern för lite “catch up” eller ”egen tid”, t ex någon timme eller två varje vecka. Då kan du på ett enkelt sätt styra mail och annat som inte är akut till denna dag, bl a genom att flagga dina mail med datumet för nästkommande “catch up”. Du har då alltid en uppdaterad att göra lista framför ögonen och slipper fundera över vad det var du skulle göra under den egna tiden du bokat in.

Boka in det löpande arbetet

Att du blir duktig på att boka egen tid i kalendern hindrar ju såklart ingen från att skicka en mötesförfrågan, men du har då en möjlighet att snabbt avgöra om det du redan har inbokat är viktigare än mötet någon just föreslagit. Om du inte kan tacka nej till mötet så vet du i alla fall att du behöver planera om för att även få den andra uppgiften gjord.

En vanlig invändning till att även planera in det egna arbetet i kalendern är att man då blir alldeles fullbokad och andra har svårt att hitta tider för att boka möten. Ett tips är då att använda funktionen “tillgänglig, preliminär, upptagen osv” i Outlook (eller motsvarande i andra mailprogram) för att signalera både för dig själv och andra vad som gäller. OBS! En viktig uppgift du ska få gjord, även om det inte är ett möte, bör vara upptagen tid i kalendern, PUNKT.

Är du inte redan duktig på att planera din tid innan andra gör det åt dig så är min uppmaning att avsätta en liten stund, helst varje dag, för att börja ta kommandot över din tid för hållbar effektivitet, ökat välmående och minskad stress.

Lycka till!

Maria Breitholtz Söderström

TimeFinder

Vill du komma i kontakt med Maria eller läsa mer om hur TimeFinder kan hjälpa dig och ditt företag med tidsplanering för hållbar effektivitet och minskad stress besök deras hemsida här.

Med Bonzuns Stressprogram får du ett verktyg för balans i livet.