Fem första åtgärderna för dig som chef om du har en stressad medarbetare.
Nytt år, nya möjligheter
Nu är vi sedan en tid tillbaka på arbetet efter en förhoppningsvis lång och skön julledighet. Det är nytt år och decennium med nya möjligheter, men ibland också uppförsbackar, i arbetslivet. Som chef har du utmaningen att leda dina medarbetare till prestation på en jämn och hög nivå under året.
Statistiskt sett är en av dina största utmaningar förmodligen att se till att din personal inte stressar för mycket.
Hur kan man veta när det har blivit så?
Det enkla svaret på den frågan är att du nog har ganska bra koll på det som chef. Du är den som följer dina medarbetare dagligen och ser hur de presterar, hur de beter sig, och hur de kommunicerar. Det är egentligen inte särskilt svårt att upptäcka om en medarbetare är i en stressreaktion; arbetsprestationerna går ned, humöret förändras till det sämre, saker glöms bort och strukturer och överblick över arbetsprocesserna försvinner.
Vikten av att agera
När du upptäcker de här beteendena hos en medarbetare måste du agera. Att inte göra något och blunda för problemet förvärrar bara situationen. Det leder ofta till att medarbetaren går in i väggen helt och blir borta länge från arbetsplatsen. Ett enormt lidande för individen, men också väldigt kostsamt för företaget.
Nedan finner du de fem första åtgärderna som bär fröet till förändring och till mindre stress för din medarbetare. Som du kommer att upptäcka innebär det en del jobb för dig på ett sätt som du säkert inte är så van vid. Men det är lika bra att försöka göra något nu, situationen löser sig inte utan att du agerar.
Fem första åtgärderna för dig som chef om du har en stressad medarbetare
1. Prata
När man som chef förstår att en medarbetare är alldeles för stressad, är alltid första åtgärden att ta in medarbetaren för ett samtal. Du som chef måste få veta mer om hur läget ser ut. Det här är svåra samtal, för du måste ta upp det du har sett av medarbetarens allt mer dysfunktionella beteenden och försämrade arbetsprestationer. När du tar upp detta får du göra det på ett lugnt och mjukt, men ändå tydligt, sätt. Förbered dig noga och ge några konkreta exempel på vad du menar. Om medarbetaren verkligen är stressad kommer samtalet att bli spänt redan här. Sannolikheten är stor att hen slår ifrån sig alla dina konstateranden, och absolut inte håller med om dina slutsatser.
Tvärtom kommer du sannolikt att få höra att medarbetaren känner sig påhoppad och anklagad för att inte göra ett bra jobb. Det kommer säkerligen ursäkter och förklaringar till det du tar upp, någon samsyn kommer knappast att råda. I vissa fall kan dock reaktionen bli den motsatta, medarbetaren bryter ihop fullständigt framför dig. Oavsett, i båda fallen kan du vara nästan 100% säker på att du haft rätt i din stressmisstanke.
Kan man ha en djuplodande, väl avvägd och funktionell dialog om medarbetarens ev stress? Ja, men då är hen sannolikt inte särskilt stressad.
2. Bli den stöttande och vägledande chefen
Oavsett reaktion från medarbetaren finns nu bara en sak att göra för att det här ska kunna bli bättre. Utgångspunkten du måste ha som chef är att medarbetaren tappat kontrollen över arbetsprocessen, man är så stressad att man inte längre kan tänka klart.
När vi säger tänka i dessa sammanhang menas att medarbetaren tillfälligt mist förmågan till att tänka i struktur, logiskt och abstrakt. Detta omöjliggör planering och analys av situationen och hur arbetsuppgifterna bäst ska utföras. Det är i praktiken kaos i medarbetarens huvud.
Detta kaos ankommer nu på dig som chef att hjälpa medarbetaren att bringa ordning i. Det hjälper inte att säga till eller beordra medarbetaren att skärpa sig. Det leder bara till ännu mer stress. Här blir det förstås knepigt då medarbetaren sällan vill ha din hjälp, utan kommer att se på din närvaro som något onödigt och besvärande. Men ge dig inte, förklara att du är orolig och att det inte handlar om kontroll utan att stötta så att det ska bli bättre.
3. Strukturera arbetet, planera och följ upp
Rent konkret måste du nu fungera som din medarbetares hjärna under en period. Det innebär att du varje morgon måste starta dagen med att tillsammans med medarbetaren komma överens om vad som ska göras idag. Dagen bör planeras i ganska stor detalj så att det står klart för båda exakt vad som ska göras. Du får också bokstavligen förbjuda medarbetaren att säga ja till några andra former av arbetsuppgifter, som andra kanske kommer och frågar om. Det är en stående order att alla sådana förfrågningar ska hänvisas till dig.
Du får se till att plocka bort arbetsuppgifter från medarbetaren och omfördela. Tanken är att det ska vara hanterbart. Du får ha som måttstock, vad skulle jag själv klara av att prestera när jag mår som sämst en dag när jag tex är superförkyld, den nivån ska belastningen ligga på inledningsvis.
Vid arbetsdagens slut utvärderar ni hur det har gått och du frågar hur medarbetaren har upplevt arbetsdagen, om något behöver justeras gör du det. Målet med den här kontrollexercisen är att skapa en struktur som gör att medarbetaren kan börja återta kontrollen över sina arbetsprestationer och börja hitta tillbaka till ett fokus som innebär att man tar en sak i taget, och gör klart.
Det kan tyckas omständligt det här, men det handlar om 5-10 minuter på morgonen och samma på eftermiddagen. Skulle du vara borta en dag ser du till att ta det hela på telefon. Hoppa inte över det här, då återfaller din medarbetare direkt i gamla stressmönster.
4. Ta raster ihop
En av de viktigaste åtgärderna när man stressar för mycket är att man hoppar över återhämtningen. Med dig som strukturgivare får du också se till att medarbetaren tar paus en gång i timmen. En bra tumregel är hur en skoldag fungerar. Man presterar i 50 min, sen har man 10 minuters rast. Hjälp medarbetaren att hålla detta schema. När det är fikapauser går du och hämtar medarbetaren och tar med hen till fikarummet. Det här kan kännas krystat i början, men redan efter några dagar kommer det att kännas naturligt.
5. Släpp inte taget
Som jag hintat om tidigare i texten är det viktigt att inte släppa taget över processen, om det sker är konsekvensen att medarbetaren omedelbart återgår till stressbeteendena. Förhoppningen är att personen efter ett tag ska inse själv vad det är som händer, och att ni kan börja ha en dialog om hur det ser ut i hens liv. Du får hålla på så här tills den insikten finns, även om det känns jobbigt och konstigt. När ni kan börja ha den dialogen, då är det dags för nästa steg som innebär professionell hjälp. Men det är ett eget kapitel hur det ska gå till.
Sammanfattningsvis
Prata, stötta, strukturera, raster, släpp inte taget
Det här är de fem första åtgärderna för dig som chef om du har en stressad medarbetare som initialt bör ske, för att få stopp på en utveckling som bara kan sluta på ett sätt, att medarbetaren blir utbränd. Det finns många andra steg och åtgärder som är möjliga och ska till, men allt måste få ha sin tid och plats. Man måste börja i det konkreta och styra upp där, resten får följa.
Under processen som beskrivs ovan, får du som chef vara vaksam på hur medarbetaren mår. Fråga med jämna mellanrum om hen vill ha professionellt stöd och hjälp (läkare, psykolog). Ofta vill medarbetaren inte det i detta skede, men var uppmärksam på hur medarbetaren mår och var hela tiden vara beredd att skicka hem hen från arbetsplatsen med motiveringen att de måste vila. Det kan kännas obehagligt att behöva gå in så hårt och styra. Försök då att se det som att du har att göra med en människa som just nu, intellektuellt och känslomässigt, inte kan hantera sin livssituation på ett bra sätt, och därför behöver den här uppbackningen av dig som chef.
Lycka till!
Om professionell hjälp behövs, kan stresshantering i grupp i vissa fall vara ett lämpligt stöd: